Buena parte de la jornada de un despacho no se dedica a estudiar asuntos o preparar estrategia. Se va en correos, documentos, búsquedas, recordatorios y tareas administrativas.
Podemos automatizar parte de ese trabajo y conectar las herramientas que ya utiliza el despacho para que la información quede donde debe, sin obligar a repetir los mismos pasos.
Un cliente envía documentación. Otro responde a un correo antiguo. Llega un escrito nuevo. Falta un documento. Hay una fecha que revisar.
Son tareas necesarias, pero no exigen análisis jurídico. A medida que aumenta el número de asuntos, también crece el tiempo dedicado a ordenar información, revisar temas pendientes y hacer seguimiento.
No todo el trabajo tiene que hacerse a mano
Parte está en el software del despacho. Parte en el correo. Otra parte en carpetas, documentos o notas internas.
Eso obliga a saltar de una herramienta a otra para reconstruir qué ha ocurrido en un asunto.
Podemos reducir ese trabajo conectando las fuentes y dejando registradas determinadas acciones de forma automática.
Un correo puede quedar vinculado al expediente. Un documento puede clasificarse al llegar. Una fecha puede generar una tarea.
No hace falta cambiar la forma de trabajar del despacho para eliminar pasos que aportan poco.
CASOS DE USO
Buena parte de esas tareas pueden resolverse con menos intervención manual.
Fricción
Los archivos llegan por correo, formularios o distintos interlocutores y después hay que ordenarlos.
Mejora
Identificamos a qué asunto pertenecen y los clasificamos siguiendo las reglas del despacho.
Resultado
Los documentos llegan mejor organizados antes de que el abogado tenga que revisarlos.
Fricción
Una conversación importante puede quedarse en la bandeja de entrada y no incorporar la información al expediente.
Mejora
Relacionamos determinados mensajes con el expediente y registramos la información que interesa conservar.
Resultado
Resulta más fácil entender qué ha pasado sin buscar entre cadenas de correos.
Fricción
Fechas y compromisos pueden quedar repartidos entre agendas, notas y el propio expediente.
Mejora
Detectamos determinadas fechas y generamos avisos o tareas según las reglas definidas.
Resultado
Los asuntos pendientes quedan más visibles para quien debe revisarlos.
Fricción
Antes de avanzar, alguien tiene que comprobar si el cliente ha enviado todo lo solicitado.
Mejora
Contrastamos lo recibido con la documentación esperada para ese tipo de asunto.
Resultado
El despacho sabe antes qué falta y puede pedirlo sin revisar cada archivo manualmente.
Fricción
Encontrar un modelo, una cláusula o un asunto parecido puede llevar más tiempo del necesario.
Mejora
Podemos consultar el repositorio interno para recuperar la documentación relacionada con una búsqueda concreta.
Resultado
El profesional llega antes a los materiales que necesita revisar.
Fricción
Algunos escritos parten de datos que ya existen en el expediente, pero están repartidos entre varios documentos.
Mejora
Recogemos esa información y la incorporamos a una estructura previamente definida por el despacho.
Resultado
El abogado empieza desde una base preparada, no desde una página en blanco.
No necesariamente.
Lo primero es comprobar qué herramientas utiliza el despacho y qué posibilidades ofrecen para conectarse entre sí.
Si el sistema actual sirve, trabajamos sobre él.
No es el enfoque que proponemos.
Puede preparar una base a partir de información ya disponible y de una estructura definida por el despacho.
La revisión jurídica sigue siendo imprescindible.
Hay que definirlo antes de poner nada en marcha.
Revisamos qué datos se procesan, dónde se almacenan y qué proveedores pueden intervenir.
En un despacho jurídico, ese punto no se deja para el final.
Sí.
De hecho, suele ser una buena forma de empezar cuando gran parte del trabajo administrativo entra por esos dos canales.
Después se puede ampliar a otras tareas.
No.
Un procedimiento judicial, una operación mercantil o una sucesión no siguen el mismo recorrido.
Las reglas se adaptan al tipo de asunto y a la forma de trabajar de cada equipo.
No partimos de una herramienta concreta. Empezamos siguiendo un asunto real de principio a fin y anotando dónde aparecen pasos repetitivos, búsquedas, registros manuales o información duplicada.
DIAGNÓSTICO SIN COMPROMISO
Revisamos cómo entran los documentos, los correos y las tareas para detectar trabajo administrativo que puede reducirse.
Menos tiempo alrededor del expediente
Cada asunto genera documentación, mensajes, fechas y tareas.
No todo eso necesita hacerse manualmente.
Podemos ayudarte a reducir ese trabajo sin cambiar el criterio con el que se lleva cada expediente.
