Una nueva inscripción trae bastante más trabajo que rellenar un formulario. Hay que comprobar los datos, pedir los que falten, confirmar la plaza y dejar al alumno preparado para empezar.
Automatizamos parte de esas tareas y conectamos las herramientas del centro para evitar que se dupliquen registros, correos de seguimiento y comprobaciones que se repiten curso tras curso.
El Departamento de Secretaría y Admisiones mantiene el control cuando una matrícula necesita revisión.
Un alumno entrega un documento incompleto. Otro necesita cambiar de grupo. Un recibo vuelve devuelto. Hay que confirmar una plaza antes de que empiece el curso.
Son gestiones habituales en secretaría.
Cuando coinciden varias matrículas y grupos activos, mantener todo al día exige muchas revisiones.
Muchas tareas de secretaría siguen siempre los mismos pasos.
La inscripción entra por un formulario y después alguien la pasa al programa de gestión. Si falta un documento, el Departamento de Secretaría escribe al alumno. Cuando la matrícula está completa, hay que actualizar su ficha y confirmar la plaza.
En muchos centros, una parte importante de ese trabajo sigue haciéndose a mano.
Podemos hacer que los datos pasen directamente a las herramientas que correspondan y avisar cuando haya algo pendiente.
Así, el Departamento de Secretaría revisa los casos que realmente lo necesitan en lugar de comprobar todas las matrículas del mismo modo.
CASOS DE USO
Hay gestiones que se repiten cada vez que entra un alumno o empieza una nueva edición del curso.
Fricción
Cada inscripción obliga a revisar los datos recibidos y comprobar si falta información antes de confirmar la plaza.
Mejora
Comprobamos los campos necesarios y avisamos al alumno cuando queda algo por completar.
Resultado
Secretaría recibe menos matrículas incompletas para revisar.
Fricción
En algunos cursos hay que conocer el nivel del alumno antes de asignarle grupo y horario.
Mejora
Recogemos el resultado de la prueba y aplicamos las reglas que utiliza el centro para proponer el grupo adecuado.
Resultado
El Departamento de Coordinación parte de una asignación preparada y revisa solo los casos dudosos.
Fricción
Un cambio puede obligar a comprobar plazas y avisar después a varias personas.
Mejora
Revisamos la disponibilidad y actualizamos la información cuando el cambio puede realizarse.
Resultado
El alumno recibe la confirmación sin varias idas y vueltas con secretaría.
Fricción
Las faltas pueden quedar registradas en una hoja, en el aula virtual o en las anotaciones del profesor.
Mejora
Llevamos esa información a la ficha del alumno y aplicamos los avisos que haya definido el centro.
Resultado
El Departamento de Coordinación no tiene que reunir los datos de asistencia a mano.
Fricción
Cuando un cobro falla, alguien tiene que detectarlo y ponerse en contacto con el alumno.
Mejora
Identificamos el recibo pendiente y enviamos el aviso correspondiente.
Resultado
Secretaría no necesita revisar continuamente qué pagos siguen sin estar al corriente.
Fricción
Al terminar un curso hay que comprobar quién cumple los requisitos antes de preparar los certificados, títulos o avisar de la siguiente edición.
Mejora
Usamos la información ya registrada para preparar el documento o la comunicación correspondiente.
Resultado
El cierre de cada curso requiere menos tareas repetidas.
No necesariamente.
Primero comprobamos qué utilizáis para gestionar alumnos y qué posibilidades ofrece para conectarlo con otras herramientas.
Si podemos integrarlo, mantenemos el sistema actual.
Sí.
Es habitual empezar por admisiones cuando hay mucho trabajo concentrado antes del comienzo de cada curso.
Una vez resuelto ese punto, podemos valorar otras tareas.
Sí.
Por ejemplo, podemos enviar un mensaje cuando falta documentación, cambia una clase o hay un recibo pendiente.
El centro decide en qué casos se envían y qué debe decir cada comunicación.
Sí.
No todos los centros trabajan igual, así que adaptamos las reglas a su forma de gestionar matrículas, grupos y alumnos.
También podemos trabajar con formación presencial, online o mixta.
Sí.
Cada edición puede mantener sus fechas, plazas y requisitos.
El alumno queda vinculado al curso o convocatoria correspondiente desde la inscripción.
Cogemos un caso habitual y vemos qué hace secretaría desde que entra la inscripción hasta que el alumno puede empezar las clases. Eso permite detectar tareas repetidas sin diseñar el proyecto desde una lista genérica de automatizaciones.
DIAGNÓSTICO GRATUITO
Vemos qué tiene que hacer secretaría desde que entra una inscripción hasta que el alumno empieza las clases.
Después identificamos qué tareas podrían dejar de hacerse a mano.
Menos trabajo repetido en secretaría
El número de alumnos puede crecer sin que secretaría tenga que repetir las mismas tareas en cada inscripción.
Podemos automatizar parte de ese trabajo y mantener la revisión humana en los casos que la necesitan.
